La stockage des données d'une entreprise est une activité critique. Il est en effet essentiel que ces données soient accessibles à tout moment, mais il faut en même temps qu'elles restent faciles d'accès et si possible à jour. Une perte de données pourra ainsi entrainer un ralentissement considérable de l'activité et donc une perte de revenus. Les exemples d'entreprises ayant subi de tels désagréments ne manquent pas.
Jusqu'à il y a peu, on aurait eu tendance à envisager un stockage sur DVD, disque dur ou clé USB. Les personnes ayant un usage un peu plus avancé des TIC ou évoluant dans une structure de taille moyenne penseront peut-être à un stockage sur un serveur interne à l'entreprise.
Cette seconde solution, si elle répond assez bien au besoin défini en préambule, présente néanmoins quelques inconvénients :
- les données ne sont pas accessibles depuis l'extérieur de l'entreprise,
- il faut une équipe technique pour mettre en place et assurer la maintenance du serveur,
- celui-ci reste présent physiquement dans les locaux de l'entreprise, qui n'est pas à l'abri de subir des dégâts (incendie, inondation, etc...).
Quelles sont donc les solutions qui s'offrent à nous ?
Nous avons découvert il y a peu de temps Google Documents, qui non content d'être une suite office en ligne, nous permet de stocker tout simplement des documents. Nous avons également étudié le cas de Primobox, qui répondait à ce besoin en y ajoutant une couche légale de certification des documents.
Penchons-nous aujourd'hui sur Dropbox. Dropbox est un service en ligne qui se concentre sur une mission simple : vous permettre de stocker facilement vos documents en ligne, et de les partager.
L'outil est on ne peut plus simple à utiliser. Une fois votre compte créé en ligne, il vous sera proposé de télécharger un logiciel à installer sur votre ordinateur. Celui servira d'interface entre le stockage en ligne et votre ordinateur, ce qui signifie que tous les documents que vous placerez dans le dossier créé sur votre ordinateur se retrouveront automatiquement en ligne. A l'inverse, toutes les modifications que vous effectuerez en ligne seront prises en compte sur votre ordinateur. Si une personne ajoute un document sur l'espace de stockage en ligne, vous le verrez ainsi apparaître automatiquement dans le dossier Dropbox de votre ordinateur.
Dans le cas où vous ne seriez pas en train de travailler sur votre machine, vous avez la possibilité de gérer vos documents stockés directement depuis le site web ou depuis votre téléphone mobile (iPhone, Android, BlackBerry).
L'autre fonctionnalité importante est le fait de pouvoir partager des dossiers ou des documents avec des tierces personnes. Pour ce faire, il vous suffit de fournir leurs emails. Elles seront alors automatiquement alertées.
Enfin, Dropbox vous fournit un historique de toutes les actions qui sont effectuées sur les documents stockés. Vous serez donc en mesure de suivre l'ajout ou la suppression de documents par vos collaborateurs.
Une version gratuite de Dropbox vous permet de bénéficier d'un espace de stockage de 2 Go. Pour $9 / mois vous en aurez 50, et pour $19 / mois, 100 Go.
N'hésitez pas à nous faire part de vos expériences en la matière !
Pour ceux qui veulent comparer les offres de stockage en ligne, je vous conseille aussi DotSpirit et Mozy.