Si vous êtes un lecteur fidèle du TypePad Magazine, vous aurez compris que nous avons fait le choix de vous faire découvrir régulièrement des outils en ligne (dans le cloud), fonctionnant sous forme d'abonnement lorsqu'il s'agit d'outils payants (en mode SaaS*), et pouvant vous être utile dans le cadre de votre activité professionnelle.
Après avoir parcouru quelques solutions de gestion de votre comptabilité ou de vos devis et factures (comme MyFacture ou MonAE), de vos documents administratifs (Primobox), de création de mindmapping (MindMeister) ou de gestion de ToDo lists (Remember the milk), il est temps d'évoquer un incontournable en termes d'application en ligne.
Google est incontestablement le leader dans ce domaine avec une collection d'outil tellement impressionnante qu'il est difficile de tous les connaître.
Concentrons nous donc sur l'un de ses produits phares : les Google Documents.
Google Documents allie deux aspects importants : c'est à la fois un espace de stockage et une suite logicielle pour créer ou travailler sur vos documents.
Pourquoi stocker ses documents en ligne ?
En stockant vos documents en ligne, vous vous donnez la possibilité d'y accéder où que vous soyez, quelque soit l'ordinateur que vous utilisez. Vous vous débarrassez donc de contingences matérielles qui dégradent votre productivité.
Le deuxième avantage du stockage de document en ligne est la facilité que vous aurez à les partager. Il vous suffira d'inviter des personnes en leur envoyant un email. Attention toutefois, la seule contrainte est que ces personnes aient un compte Google associé à l'adresse mail que vous utilisez pour qu'elles puissent se connecter. Une fois connectées, elles pourront télécharger et lire ou modifier le document, en fonction des droits que vous leur aurez attribué.
Il est intéressant de noter que par document stocké en ligne, on entend aussi bien les documents créés dans Google Documents que ceux que vous pourriez avoir sur votre ordinateur et que vous souhaiteriez mettre à disposition.
Quid de la sécurité de mes documents ?
Tout document que vous stockez ou que vous créez sur Google Documents est par défaut en mode privé, c'est à dire que seul vous y avez accès, grâce à votre adresse mail et votre mot de passe Google.
Lorsque vous invitez quelqu'un à partager l'un de vos documents, vous choisissez si vous souhaitez que cette personne puisse simplement consulter le contenu du document ou si vous souhaitez qu'elle puisse le modifier. Vous avez donc un contrôle total sur les droits qui sont donnés à toute personne collaborant à l'un de vos documents. Vous pouvez par ailleurs faire évoluer ces droits à tout moment.
Vous pouvez également choisir de partager un ou plusieurs documents avec quelqu'un, ou pour aller plus loin, un ou plusieurs dossiers, et donc par conséquent, tous les documents contenus au sein de ces dossiers.
Durant l'édition d'un document, il vous est rappelé quels sont les paramètres de partage de l'élément en question.
Pourquoi utiliser Google Documents pour créer ou travailler sur ses documents ?
En utilisant Google Documents, vous ne serez plus confronté à des problèmes de version de
vos documents, puisque tout le monde travaillera sur la même copie. Fini donc les échanges par email où l'on se rend compte après 3 allers-retours qu'il manque des corrections qui avaient été intégrées par untel mais pas reprises dans la version de tel autre. Grâce à Google Documents, vous voyez qui a agit à quel moment, et vous identifiez facilement les modifications. Vous pouvez par ailleurs être plusieurs en même temps à travailler sur le même document, ce qui vous permet de gagner un temps considérable.
Exemple de collaboration en temps réel à plusieurs sur un même document
La dimension collaborative est par ailleurs renforcée par la mise à disposition d'une messagerie instantanée durant l'édition simultanée d'un document. Que vous soyez sur le même lieu de travail ou à distance, il devient donc extrêmement simple de collaborer avec vos collègues.
Une autre dimension importante est que vous retrouvez au sein de Google Document tous les outils dont vous avez besoin : traitement de texte, tableur, création de présentation type Powerpoint, et même un outil de création de formulaire en ligne pour intégrer à votre site ou votre blog. Vous pouvez voir ces formulaires en action dans le cadre de l'inscription à nos séminaires de formation.
Quid de la compatibilité avec d'autres suites office ?
Dans la mesure où chaque traitement a sa manière propre de représenter l'information qui est produite, il est quasiment impossible de garantir une compatibilité à 100% entre les documents créé sur un système et repris sur l'autre. Non pas que vos documents ne pourront être lu, mais il est possible que vos mise en forme ne soit pas reprises à l'identique.
Microsoft Word étant plutôt un mauvaise élève dans la manière de coder les informations générées, vous serez peut-être confrontés à des petits ratés.
Pour autant, le fait de pouvoir partager simplement vos documents, collaborer à plusieurs dessus, ne pas avoir à vous soucier d'effectuer des mises à jour, ne pas avoir à payer de licence (dans le cas d'un usage personnel des Google Docs) sont des avantages non négligeable d'une suite office en ligne comme Google Docs. Par ailleurs, si vos documents n'ont pas vocation à être diffusés largement en dehors de l'entreprise dans un format autre que PDF pour les documents texte, il est fort probable que cet outil réponde parfaitement à votre besoin, surtout dans un contexte de TPE / PME, ou a fortiori de travailleur indépendant.
Moins onéreux et plus souple, vous avez beaucoup à gagner en faisant appel à une telle solution. Qui plus, vous vous mettez à l'abri d'un problème technique qui pourrait vous faire perdre vos données.
Les suites offices en ligne en sont à un tel stade d'évolution qu'elles ne peuvent plus être considérées comme de simples gadgets. Elles représentent aujourd'hui une réelle alternative aux suites office à installer sur son ordinateur. Alors, faites le test !
Notes :
* SaaS : Software as a Service.
Les captures d'écran sont en anglais car le compte qui a servi a les faire était configuré comme tel. Vous pouvez bien sûr choisir d'utiliser les Google Documents en français !
Lectures complémentaires :
Le nuage à tous les étages, TypePad Magazine
Connaissez-vous les flux RSS ?, TypePad Magazine
Billet très très intéressant. Merci Romain.